Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR (EU General Data Protection Regulation) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Hautauspalvelu Kaarna Oy
Yhteystiedot:
Leppämäentie 2 B
02820 Espoo
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Tuula Solmela
Leppämäentie 2 B
02820 Espoo
0500 406 408
tuula.solmela@hautauspalvelukaarna.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Jarmo Hakonen
Leppämäentie 2 B
02820 Espoo
asiakaspalvelu@hautauspalvelukaarna.fi
2. Rekisteröidyt
Hautauspalvelu Kaarna Oy:n asiakkaat.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
Henkilötietoja käsitellään sopimuksen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- tilausten vastaanottamiseen, tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen
- laskutukseen
- asiakaspalautteisiin
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Tilaajan nimi
- osoite
- sähköposti
- puhelinnumero
- henkilötunnus
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot tulevat asiakkailta itseltään tilausten tai tarjouspyyntöjen yhteydessä.
- asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen tai sähköisen tilauksen kautta
- seurakunnilta ja seurakuntayhtymiltä
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen asiakaspalvelu@hautauspalvelukaarna.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakkaan antamat tiedot tulevat suoraan Hautauspalvelu Kaarna Oy:n hallitsemaan sähköpostiin yhteydenottolomakkeen, suoraan sähköpostitse, puhelimitse tai asiakastapaamisen yhteydessä. Tietoja ei luovuteta Hautauspalvelu Kaarna Oy:n ulkopuolisille tahoille poikkeuksena, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
9. Rekisterin suojausperiaatteet ja tietojen säilytysaika
Kaikki asiakastiedot säilytetään suojatussa tilassa sekä palvelimessa. Tiedot ovat vain Hautauspalvelu Kaarna Oy:n käytössä. Kaikki tiedot on suojattu omin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käsitellään suojatuissa yhteyksissä. Kirjanpitoaineiston säilytysajasta säädetään kirjanpitolain 2:10 pykälässä. Laskutietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti 6 vuotta laskun kirjaamisajankohdasta.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot pyydettäessä. Mahdollinen tarkastuspyyntö täytyy tehdä kirjallisesti lähettämällä esim. sähköpostia rekisterin pitäjälle / yhteyshenkilölle.
11. Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä korjaa tarvittaessa kaikki rekisterissä olevan henkilön muuttuneet tai puutteelliset tiedot pyynnöstä. Myös rekisterissä olevalla on oikeus pyytää poistamaan esim. vanhentuneet tiedot rekisteristä kirjallisesti lähettämällä pyyntö sähköpostitse yhteyshenkilölle.